この記事のまとめ
事務職の求人を探していると、「未経験OK」と記載されているのをよく見かけませんか？とはいえ、事務職には一般事務や経理事務、医療事務など、さまざまな種類があり、一定レベルのスキルを求められるケースもあります。
このコラムでは、事務職の種類と「未経験OK」の事務職とはどのような仕事なのかをまとめました。
未経験から事務職を目指す際に役立つ資格もご紹介しているので、あわせて確認してみましょう。
一般的に、事務職は未経験からチャレンジしやすい職種といわれています。
理由として考えられるのは、事務職求人の多くが未経験者を歓迎する傾向があるからです。
ただし、挑戦しやすいのはすべての事務職求人ではありません。後ほど詳しくお伝えしますが、配属先によっては一定レベルの能力が求められる場合もあります。
応募する際は募集内容をよく確認しましょう。
未経験からはじめやすいのは「一般事務」です。
主に以下のような業務を行います。
・パソコンでの書類作成、データ入力
・会社の顔としての来客対応
・電話、メール対応
・備品の管理
・書類や資料のファイリング
一般事務は、社内で生じる多彩な事務作業を担うため、柔軟な対応力が求められます。
他部署のサポートを行うので、縁の下の力持ちとしてコツコツ作業できる人や、コミュニケーションスキルのある方に適している仕事です。
正社員雇用が多いですが、近年は派遣社員の割合も増えています。
未経験から目指しやすいといっても、誰でも簡単に採用されるという意味ではありません。
若い世代、特に女性に人気の職種なので、競争率も高い傾向があります。
採用の場で「うちの職場と合わない」「求めているスキルが足りない」と判断されれば不採用になる可能性も。就職が決まるまでは、気を抜かないように気をつけましょう。
また、未経験者の中には、ニートやフリーターで正社員経験がない「社会人未経験者」のほか、異職種の経験はあるが事務職経験のない「職種未経験者」がいます。
そのため、ビジネスマナーやPCスキルなどの基本的な能力を備えた社会人経験者の方が有利になることもあるでしょう。
とはいえ、年齢が若いうちは、入社後の研修で必要な能力を身につければ問題ないと考え、人間性やポテンシャル重視で採用する企業は多くあります。
社会人未経験なら、自分の能力のどんなところが仕事に役立つか、アピールするのが効果的です。
事務職は、先にご紹介した「一般事務」だけではありません。
ここでは、代表的な事務として「経理事務」「総務事務」「営業事務」の3つをご紹介します。
経理事務は、会社のお金に関すること全般を管理するのが仕事です。
具体的には以下の業務を行います。
・帳簿の管理
・経費の精算
・税理士との連絡業務
・請求書の作成
・社員の給与管理
・集金、支払業務
月末や決算期は忙しい傾向がありますが、それ以外は比較的ゆとりをもって働ける仕事です。
日商簿記検定の資格を取得しておけば、採用で役立つことも。正社員の事務職の中でも給与の平均額は高めですが、経験者優遇の求人が多い傾向があります。
総務事務は、社員の快適な職場環境を整えるのが仕事です。
・書類の作成、管理
・備品管理、発注
・来客時の対応、お茶出し
・会議室の予約
・社内イベントの企画
・冠婚葬祭への対応
・トラブルへの対応
「社内の何でも屋さん」として、雑務を行うこともあります。
社内・社外ともに接することが多いので、コミュニケーションスキルは必須でしょう。
営業事務の主な業務は、営業職のサポートです。
・資料の作成
・受発注の管理
・請求書の発行
・取引先との電話、メールのやり取り
・営業職と取引先へ同行
営業事務に求められるのは、ビジネスマナーとPCスキル、そしてコミュニケーションスキルなど。雇用形態は正社員をはじめ、派遣社員や契約社員、アルバイトなど幅広いのが特徴です。
そのほか、病院で働く「医療事務」、契約書の管理・確認を行う「法務事務」、社員の入社や退職、保険手続きなどを行う「人事事務」などがあります。
未経験から事務職を目指すなら、チャレンジしやすい業界に絞って探すのも方法の1つ。どのような企業で「事務職」がしたいのかを明確にするためにも、以下をチェックしてみましょう。
未経験から事務職を目指すなら、チャレンジしやすい業界を知っておくと便利です。
業界の中でも「未経験者歓迎求人」が多い業界です。人間性や意欲に問題がなければ、ポテンシャルが評価されるでしょう。
銀行や証券会社、保険会社といった勤務先によって業務内容は変わりますが、それぞれ入社後に必要な知識を身につけることが可能です。一般企業の事務職よりも専門用語が多い傾向があり、大変さを感じるかもしれませんが、その分着実に成長できる業界といえます。
IT・通信業界も「未経験OK」の求人が豊富。昨今、めまぐるしく進歩するIT業界では特に若いエンジニアを求める傾向がありますが、それは事務職も同じです。
IT業界の事務職は「ITサポート」と呼ばれ、クライアントのシステム開発現場に赴いて業務を行うことがあります。事務職とエンジニアを兼任することもあるのが一般企業の事務職との違い。事務能力と同時にIT技術スキルが身につく、やりがいのある業界です。
広告・マスコミ業界も、未経験者向け求人が多い業界だといわれています。広告業界の事務職の仕事は、マニュアルに従い業務を進めていく形が基本です。
ただし、営業をサポートする役割を担っていると、一般的な事務職と異なる点も少なからずあります。Web広告のデザインや文章のチェック、営業のスケジュール管理など、業務が多岐にわたっているため、柔軟な対応力が求められるでしょう。
未経験で事務職を目指すなら、以下のようなスキルを身につけておくと役立ちます。
社内外のやり取りが多い事務職には、コミュニケーションスキルが求められます。各部署の社員とスムーズに連携するために、物事を正確に捉え、伝達する能力も必要です。
また、社内だけでなく社外の取引先などへの対応も行います。顔が直接見えない電話やメールでも、相手が求めているものは何か、確実に聞き出せるようなコミュニケーション能力のある人が重宝されるでしょう。
事務職は、来客対応や電話・メール対応などを行うため、ビジネスマナーの習得は必須といえます。話し方や言葉遣いはもちろん、お礼やお詫びの伝え方、名刺の渡し方など、さまざまなマナーを身につけておきましょう。日々の業務で覚えていくこともできますが、身だしなみや話を聞く姿勢は、就活中にも役立ちます。今のうちからビジネスマナーを意識しておくと、入社後には自然と立ち居振る舞うことができるでしょう。
事務職には、正確に仕事をこなす能力も求められます。事務職の業務は幅広く、重要な書類やデータを扱うことも。仕事上のミスが多いと信頼を失くしてしまう恐れがあります。
そのため、事務職には柔軟な対応力とミスのない処理能力が必要です。日頃から身の回りの整理整頓を心がけ、大事なことは必ずメモを取るなどを習慣づけておくと良いでしょう。
求人に「未経験者歓迎」と記載されていても、より能力が高く、会社が求める人物像に合っている人を採用したいというのが企業の本音。あると評価されやすい資格についてまとめました。
MOSを取得すると、Wordや ExcelといったMicrosoft Office製品に関するスキルがどの程度なのか分かります。事務職は、Wordや Excelなどを用いて資料や書類を作成するためPCスキルが求められますが、未経験の場合、自分の能力を証明しにくいのが現実。MOSを取得することで、自分のPCスキルを客観的に証明することができます。
MOSは各種ソフト毎に、スペシャリストレベル（一般）とエキスパートレベル（上級）があるので、自分に合った試験を選択しましょう。
簿記は、「財務諸表」などを作成するために必要な知識を証明するもの。経理に従事する人には必須ともいえる資格です。一見、他の事務職（一般事務など）には関係のないように感じますが、小規模な企業などでは事務職が経理の役割を担っているケースもあり、持っていると役立つ場合があります。
簿記には、簿記初級、3級、2級、1級などがありますが、2級以上を取得するのが望ましいでしょう。
そのほか、事務職の業務に関連する資格を取得するのがおすすめ。来客対応や電話の応対に自信をつけたいなら「秘書検定」、英語を用いた書類作成をする業務が発生しそうなら「TOEIC」など、応募先企業の特徴や求められる能力を調べた上で、自分の武器になりそうな資格を探してみてください。
ここでは、未経験からでも就職できるのか不安な方に向け、事務員に関するお悩みをQ＆A方式で解決していきます。
はい、高卒かつ事務未経験であっても事務員になることは可能です。ただし、同じ求人でも給与は大卒と比べて低いこともあります。志望動機についてはこちらのブログで、事務員の目指し方について詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
学校事務職員は教育機関に配置される事務員を指します。
主な業務は備品の発注、各種書類の作成・管理、経理、人事、窓口対応など。
一般事務員と似ているものの、「生徒・保護者の対応」があるのが大きな違いです。
やりがいや向いている人の特徴なども異なるため、求職活動の際はどちらが自分に合っているかをよく検討しましょう。
こちらのブログで、事務のお仕事を細かくご紹介しています。
事務員の仕事はルーチンワークが一般的で、残業や休日出勤が発生することが少ないため、プライベートとの両立がしやすいのがメリットです。
また、デスクワークであることから体力面の負担も少なめです。
事務員ってどんな仕事？と疑問に思った方は、ぜひこちらのブログを読んでください。
実体験をもとにより詳しく事務のお仕事をまとめています。
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