とある企業の一般事務にジョブチェンジ！

…とは言ってもまだ勤めて半年なので、事務仕事の奥深さや前職とのギャップに苦戦しつつもどうにか取り組んでいます。

今回はそんな私が「事務職の仕事を知りたい」皆さんにお送りします。

 

 

 

 

 

  記事を最後まで読んでいただくとわかること

 

 

事務職に転職するには…
事務員にジョブチェンジしたいそこのあなた、
ぜひ最後まで読んでみて！

 

• 事務職の仕事！任される仕事と流れ
• 事務職に向いている人向いていない人
• 事務職に必要なスキル身につくスキル

 

 

  事務職って結局どんな仕事？
30代女性が半年働いてわかったこと

 

まだ半年なので仕事の全容が見えているとは言いにくいけど、気がついたことや学んだことはたくさんあります。

事務職って結局どんな仕事か…結論から言うと大きく3つの特徴をもった仕事です。

 

 会社の雑務引き受け係

 なんでも屋さん

 数字に反映されにくいけど
会社に必要不可欠な潤滑油的存在

 

 

 

 

 

こんな感想を持たれた方は…はっきり言って事務職には向いていません。
別のお仕事を考えた方が幸せになれるかと。

事務職はいわば「縁の下の力持ち」な仕事で、会社の中で貢献できる仕事です。

 

  事務職ってこんな仕事

 

大まかなイメージはこんな感じです。

『営業や管理職など、社内の人のサポート業務』

仕事の内容はシンプルなものが多いけど、どれも大切な業務ですよ。

 

  事務職の主な仕事

 

 

• メールチェック（主に返信。時々営業などから依頼を受けてメールを送る時も）
• 電話対応（電話を受けて担当に引き継ぐ。客先に電話をかけることも）
• データ入力、管理（顧客データや売上、見積データの管理など）
• 書類作成、管理（営業などが仕事で使う書類を作成したり、ファイル管理なども）
• 事務所で使う備品発注、在庫管理
• 受付対応（来客対応、お茶出しなど）
• 清掃、職場の整理整頓などなど…

 

  業種によってはこんなことも…

 

会社で行っている事業によって『事務職』の仕事内容は変わってきます！

上記の「主な仕事」にプラスしてこんなこともあります。

【お客様商売を主な事業としている会社】

• 顧客データなど『個人情報の適切な管理』

『売上情報などデータ管理、金銭の管理、伝票整理』なども行います。

【外装・内装業や工事など現場仕事】

• 『作業に必要な資料作成』、『資材の発注・在庫整理』なども行います。

などなど…。

事業の内容によって事務職の仕事もいろいろ変わっていきます！

 

  「○○事務」と「一般事務」の違い

 

求職ウーマンの素朴な疑問

求人見てると「一般事務」以外にも「営業事務」や「医療事務」とか
色々な事務職があるよね。いまいち違いがわからないなぁ。

そうですよね。確かに今の事務職って「〇〇事務」が色々あって結局何の仕事なんだ！って思いますよね。

そこで、よく見かける「〇〇事務」と「一般事務」との違いを簡単にまとめてみました！

 【営業事務】

営業担当者のサポート業務を主に行う。

顧客からの問い合わせなどは営業に代わって回答したり、お見積書や契約書の作成など…営業の人と直接連携することが多い。

一般事務は社内の人を全体的にサポートするのに対し、営業事務は『営業職のサポートに特化した事務職』で、勤務時間も給料も多少違いがあります。

 【医療事務】

病院、診療所など主に医療機関での事務職。

患者への受付、お会計やカルテの管理、保険点数の計算など…医療機関ならではの専門的な業務を行います。

医療機関の規模によっては、患者と医師、看護師をつなぐ役割を担うこともあります。

一般事務との大きな違いは、専門性（レセプト（診療報酬明細書）業務や医療的な知識）が必要なことです。

 

 

 【貿易事務】

貿易業（海外輸出・輸入に関わる事業）に携わる事務職。

主な業務は一般事務と近いですが、顧客が海外企業なので外国語でのやりとりが要求されるのがほとんどです。

他にも「貿易書類作成」や「輸送・通関手配」「出荷・納品管理」なども行います。

一般事務との大きな違いは『語学力』が必須スキルなことです。

 

〇〇事務と一般事務との主な違いは、

 

『サポートする対象』『専門性の有無』『語学力の必要性の有無』です。

 

  事務職の流れ　～とある事務員の一日～

 

 

【一日の流れ】

●出勤

• タイムカード打刻、清掃
• メールチェック（必要のあるものは返信）、終わった現場資料の処理
• 見積書の修正処理、続いている現場への発注
• 営業のスケジュールの管理、書類作成など
• スケジュール調整の為、顧客に電話連絡

●休憩

• 営業がいただいてきた見積をもとに、現場に引き継ぐ業務の仕分けなど
• 終わった現場の報告書を作成→取引先に送信
• メールチェック（必要のあるものは返信）
• 工期チェック（予定表と現場資料の照らし合わせ確認で漏れ防止）
• 申し送り、引継ぎ

●退勤

※電話対応や営業や管理職から突発的な仕事を振られることもしばしば。

賃貸不動産にまつわる仕事なので、春先（２～３月末）が繁忙期、その時は残業（平均１～２H／日）もしています。

 

進行している案件の量に比例して忙しくなりますね。

 

逆に、それ以外のいわゆる『閑散期』の時は定時退勤もできます。

※忙しさの度合い、勤怠などは事業内容や会社によって違います。

 

  事務職に必要な・身につくスキル

 

 

事務職に必要とされるスキルと、事務職で頑張っていると身につくスキルをまとめました！

身につけていると他の仕事にも活かせるスキルばかりですよ。

 

  必要とされることの多いスキル

 

まずは『必要とされることの多いスキル』です！持っていると事務職では重宝されます。

必要とされるスキル

• パソコンの基本スキル（Word、Excel、Powerpointなど）
• 電話対応、メール対応に困らないビジネススキル（言葉遣いなど）
• イレギュラーが起きても常に冷静、どっしり構えられるスキル
• コツコツ・ルーティーン作業を苦に思わないスキル

特に『パソコンスキル』と『コツコツ作業を苦に思わず続けられるスキル』は本当に必要ですね！毎日実感しながら仕事しています。

簿記2～3級の資格などは、会社や仕事内容によっては要求されます。
この場合は求人票に「簿記資格保有者歓迎！」などはっきり書かれています。

 

  事務仕事で身につくスキル

 

事務職で頑張っているといつの間にか身についている！スキルはこちらです。

身につくスキル

• パソコンスキル（会社によって身につくスキルは違う）
• 言葉遣いなど最低限のビジネスマナー
• コミュニケーションスキル（電話・メール・来客対応・社員とのやり取りなどから）
• 気遣いスキル（社員をサポートする仕事柄から）
• 周りを見て合わせて考えたり動けるスキル

 

私はこの仕事を始めて、パソコンスキルが飛躍的にレベルアップしたと実感しています！

 

勤務時間内に多くの作業をこなす必要があるので、いつの間にかパソコン操作のスピードアップができていました。

今の仕事を始めて身に着いたパソコンの時短スキルをまとめました。

 

  事務職に向いている人、向いていない人

 

ここまでで『事務職の仕事とはどんな仕事か』『必要なスキル』『身につくスキル』『〇〇事務と一般事務との違い』についてまとめました。

次は『事務職に向いている人・向いていない人』『事務職に転職するために必要な準備』についてお話します。

 

  向いている人はこんな人

 

『事務職に向いている人』はこんな人です！

• 『誰かの世話を焼くこと』が好き
• 縁の下の力持ちにやりがいを感じられる
• 真面目にコツコツ取り組むことができる
• 冷静さを欠かさず、たんたんと対応できる
• ルーティーン作業を苦に思わないで続けられる
• 「それはそれ」と仕事や気持ちを切り替えられる

私は仕事中『冷静さ』を欠いてしまうことが時々あるので…上手くいかなくなることも多々あります。切り替えも実は苦手です。

落ち込むこともありますが、真面目にコツコツ続けることは得意なのでギリギリのところでバランス取れているのが現状です。

事務職に限らず、仕事でイライラしたときは…適切にストレス発散しましょう。ｄ

 

  向いていない人はこんな人

 

反対に『事務職』に向いていない人はこんな人です！

• 人と話すことが苦手
• パソコンなど機械操作が苦手
• 理不尽な出来事が一切耐えられない…
• ルーティーン作業に苦痛を感じてしまう
• 大雑把・細かいことをコツコツ行うことに強い苦手意識がある

前述しましたが、事務職はぶっちゃけ…

『営業や他職種がやりたがらない仕事』『雑務引き受け係』『会社の何でも屋さん』です。

社内のコミュニケーションは必須ですし、理不尽なことがよく起きます。ミスも許されません。
そんな状況を耐えながら頑張っていく自信はないな…と思われる方は、

事務職ではない別の仕事を考えた方が幸せになれると思います…。

 

  事務職に転職したい！その為に行うべき準備

 

 

  『事務職』に転職したい！その為に行うべき準備はこちらです。

 

• パソコンスキルを身に着ける（タイピング・Word、Excel、Powerpointなど）
• 本当に『事務職』で頑張れるかどうか＝適職かどうかを確認
• 転職サイトやエージェントに登録する※必須
• ビジネスマナーの再確認（言葉遣いなど）
• （必要なら）資格を取得する