1.敬語を使用する

メールと比べて手軽に連絡ができるビジネスチャットですが、カジュアルになりすぎないよう注意が必要です。

相手への礼儀を忘れず、どのような相手とのやりとりでも、ビジネスの場にふさわしい敬語を使用しましょう。

2.簡潔な文章にする

スピーディーなやりとりができるのもビジネスチャットの良さです。

そのメリットを最大限に活かすためには、「結論ファースト」を意識して、用件を簡潔に伝えることを心がけたいもの。

伝えるべき内容が多い場合は、短い文章に分け、相手のレスポンスを見ながら複数回に分けて送るのがよいでしょう。

3.レスポンスは早くする

チャットは、テンポ良くやりとりできるのが利点ですから、早めの返信が基本となります。

すぐに回答できない場合は、「確認いたします」「〇〇までに回答いたします」など、先に伝えるようにしましょう。
また、メッセージが届くとマークや音で知らせる機能を活用すると、「気づくのが遅くなった…」という事態を防げるでしょう。

4.定型文は使用しない

メールでは一般的な「おつかれさまです」といった定型文や文末の署名などは、ビジネスチャットでは送り合わないことが多いです。それらを省いた上でポイントを簡潔に書くことが、要件を分かりやすく伝えることにつながります。

5.業務時間内にメッセージを送る

メッセージは、業務時間内に送るようにしましょう。

緊急性が高いなどの理由で就業時間外に送る場合は、お詫びの言葉を添えるなどの配慮をお忘れなく。

6.絵文字やスタンプで感情を表現する

ビジネスチャットがメールと異なる点のひとつは、絵文字やスタンプが使えること。

オンラインでのやりとりでは、感情やニュアンスが伝わりにくくなりがちですが、スタンプや絵文字を使用することで、雰囲気をやわらげたり、コミュニケーションのスパイスとなったりすることが期待できます。
ただし、相手によっては絵文字やスタンプが好まれない場合や、内容によって控えた方がよい場合もあります。

状況に応じて判断するようにしましょう。

7.返信と反応を適切に使い分ける

「返信」とは、相手のメッセージに対して返答すること、「反応」とは、絵文字やスタンプなどで簡単に答えることを指します。ビジネスチャットでは、「承知しました」や「確認しました」などの簡易的な返事で済む場合は、「反応」を使うことをおすすめします。

相手が返信をする必要がなく、負担の軽減にもつながります。
特に、グループチャットでスタンプを活用すると、不必要にメッセージが乱立せず、誰がメッセージを閲覧したかの確認にもなる、という利点もあります。

依頼・お願いをするとき

依頼内容を端的に伝えることに加えて、以下のようなひとことを添えることで気持ちよく対応してもうらことができるでしょう。また、締め切りがある場合は、その期日も明記します。

確認・承諾するとき

確認や検討を依頼するメッセージを受け取った際は、特に早めに返信をするよう心がけましょう。

確認する内容が多い、返答までに時間を要するという場合は、まずはメッセージを確認したことを伝え、いつまでに返事をするかも合わせて返します。
また、絵文字やスタンプを使ってまずは「反応」することも、スピーディーな応答に一役買うことになるでしょう。

お礼を伝えるとき

感謝の気持ちを伝えたいときも、あまり間を空けずにメッセージすることが大切です。

文面は、基本的にはメールと同様で構いません。

緊急のとき

急ぎの連絡であること、すぐに返事がほしいことが明確に伝わるようにしましょう。

お詫びをするとき

お礼を伝えるときと同様、お詫びを伝える場合も、事態に気がついたらなるべく早くメッセージを送ることが肝心です。

ミスが発生した場合は、ミスの内容報告（詳細や原因など）もおこないます。

また、「直ちに対応いたします」「再発防止に努めてまいります」などの一文と、具体的な見通しや対応策も伝えるとよいでしょう。

返信を促すとき

確認や回答を催促する場合も、相手を気遣う姿勢を忘れないようにしましょう。

「恐れ入りますが」「お忙しいところ恐縮ですが」などと加えることで、柔らかな言い回しになるでしょう。

断るとき

誘いや依頼を断る際にも、丁寧なメッセージを早めに送るよう心がけましょう。

相手を不快な気持ちにさせないことが大切です。

まずは、断ることが明確に伝わるよう、曖昧な表現は避けましょう。

その上で、「とても残念ですが」「またの機会に～」などという文言を添えて前向きな印象を与えると、ポジティブな印象のメッセージにまとまります。